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Comment faire en sorte que votre propriété en location de courte durée soit toujours prête pour accueillir des réservations de dernière minute

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« Enfin, tout y est ! »

Vous êtes heureux de constater que vous avez bien conclu votre semaine de travail et bien prévu votre week-end. Tout s’est bien passé, et à part quelques petits soucis mineurs par-ci par-là, il semble que tout se soit déroulé sans problème dans votre location de courte durée.  

Cependant, vous êtes sur le point de finir votre journée de travail tranquillement quand un message de réservation de dernière minute surgit sur votre écran d’ordinateur. Aussitôt, vous vous mettez à vous poser des questions.

« Puis-je accepter ce client ? Mais… je n’ai pas prévu une situation pareille ! Puis-je me préparer à temps ? »

Bien entendu, vous devez savoir que vous ne pouvez pas tout remettre en question simplement pour satisfaire une réservation de dernière minute. Alors, voici un petit guide qui va certainement vous aider à répondre aux réservations de dernière minute sans vous stresser. 

Les réservations de dernière minute :

  1.   Qu’est-ce qui amène généralement un client à faire une réservation de dernière minute ?

La première étape pour faire en sorte que votre location de courte durée soit à tout moment prête pour les réservations de dernière minute, c’est de vous mettre dans la peau de votre client potentiel. C’est-à-dire, en quelque sorte : essayer de savoir pourquoi il a « soudainement » besoin de faire une réservation.

Les personnes qui font leurs réservations à la dernière minute le font généralement soit parce qu’ils ont obtenu une meilleure offre pour leur vol, soit de façon spontanée sans aucune intention particulière. Les personnes qui font des réservations de dernière minute ont besoin d’un moyen de le faire savoir au bon moment. C’est pourquoi vous devrez vous assurer que vous avez de bons moyens de notification.

Les voyageurs qui réservent à la dernière minute n’ont généralement aucune idée des caractéristiques de l’endroit où ils vont séjourner. Ils peuvent ne pas être informés des lieux de sortie, des restaurants et des évènements auxquels ils peuvent assister. Assurez-vous donc de leur communiquer toutes les informations dont ils auraient besoin au moment de la réservation afin de leur proposer la meilleure expérience possible.

N’oubliez pas qu’un client qui fait une réservation tardive, c’est un client qui se présente très tard le soir ou très tôt le matin. Assurez-vous que vos heures d’arrivée et de départ conviennent à de tels moments de la journée. Vous pouvez même opter pour un processus d’enregistrement automatisé. 

  1.    Assurez-vous que le site web de votre propriété est entièrement fonctionnel et compatible avec les appareils mobiles.    

Les voyageurs de dernière minute utilisent, le plus souvent, leur téléphone portable pour effectuer leurs réservations. Il est donc important que vous ayez un site web conçu de manière à pouvoir être facilement utilisé sur les appareils mobiles, tels que les smartphones et les tablettes.  

Si votre client potentiel se rend sur votre site web et que la page d’accueil de celui-ci prend trop de temps pour être affichée, ou si elle est mal présentée ou trop compliquée, il y a de fortes chances pour qu’il quitte votre site pour en trouver un autre qui lui fera gagner du temps et lui épargnera bien des soucis. 

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Prenez une longueur d’avance par rapport à la concurrence et soyez toujours prêt à accepter les réservations de dernière minute

  1.    Assurez-vous que votre propriété soit en permanence en état d’accueillir des clients dans les meilleures conditions

Une propriété de location toujours propre et bien entretenue permet à son propriétaire de répondre à toute demande de réservation de dernière minute à temps et en toute confiance. Un entretien régulier et quelques gestes simples de rangement et de nettoyage au quotidien éviteront au propriétaire de perdre des opportunités de réservation tardive qui sont le plus souvent très rémunératrices. 

Comme c’est à vous de vous occuper du service de chambre, des tâches d’entretien et de nettoyage, pensez à vous donner suffisamment de temps pour les effectuer. Sans oublier le temps passé à la gestion de votre propriété de location et la réservation des chambres.

  1. Tenir à jour la disponibilité et les tarifs de vos offres de location

L’alternance des saisons a son importance pour ceux qui utilisent des tarifs dynamiques. Vous devez donc prendre cela en considération pour vous assurer que les tarifs que vous pratiquez sur les réservations de dernière minute s’alignent sur les tarifs en vigueur.

N’oubliez pas non plus que votre calendrier des disponibilités doit être constamment (ou automatiquement) mis à jour sur toutes les plateformes de réservation en ligne sur lesquelles êtes inscrit. Le dernier problème dont vous avez besoin, c’est de vous retrouver avec une double réservation !

  1. Conservez des copies de vos documents, formulaires et dépliants

Certains des propriétaires de locations de courte durée fournissent à leurs clients des dépliants ou d’autres documents similaires en guise de support d’information ou de référence. Veillez à ce que des copies supplémentaires soient toujours à disposition afin d’éviter de vous paniquer à l’arrivée de vos clients de dernière minute.   

Vous pouvez également prévoir de petits dépliants contenant des informations importantes pour vos invités. Assurez-vous que vos invités reçoivent dès leur arrivée des exemplaires propres et présentables. Après tout, aucun client ne voudrait d’une brochure sale, aux bords froissés, c’est au risque de nuire à la réputation de votre propriété. 

Une bonne organisation est essentielle pour des réservations de dernière minute réussies

  1. Ne négligez pas la première impression que votre client se fait de vous ou de votre propriété

Pendant que vous préparez votre location, pensez à la première impression de vos clients potentiels. À leur arrivée, vos clients seront-ils satisfaits de la propreté et du confort ? Se sentiront-ils à l’aise et bien accueillis ? Posez-vous des questions de ce genre avant chaque arrivée afin de vous assurer que tout est prêt.

  1.     Nettoyer, remplacer ou entretenir les articles utilisés au quotidien

Chambre principale, salle de séjour, cuisine… ce sont les espaces où vos invités passeront la plupart de leur temps. Il faut donc porter une attention particulière aux moindres détails dans ces espaces. Assurez-vous que la vaisselle et les ustensiles sont correctement rangés et que le réfrigérateur est propre. Des petites touches supplémentaires, comme des fleurs fraîchement cueillies ou des parfums apaisants, sont souhaitables.

Prenez bien soin des articles de literie et du linge. S’ils sont rangés depuis un certain temps, assurez-vous qu’ils sentent la fraîcheur. N’oubliez pas aussi l’aération. 

  1. Ravitaillez-vous en produits et petits articles utiles au quotidien, qu’on a souvent tendance à oublier quand on fait les courses

Vous devez vous réapprovisionner en articles indispensables pour les invités, tels que du papier toilette, les serviettes et les denrées alimentaires, etc. 

Par exemple – avez-vous une cafetière ? Assurez-vous de prévoir du café et tout ce qui va avec. La meilleure façon de tout prévoir serait de vous mettre dans la peau d’un invité. 

Essayez de recréer des situations dans lesquelles vos invités pourraient se trouver. Pensez surtout aux articles de toilette et à d’autres articles tout aussi utiles au quotidien. En vous réapprovisionnant à l’avance, vous éviterez d’oublier ces articles qui sont très utiles. 

Conclusion

La préparation de votre location à court terme pour être tout le temps prête à accueillir les clients vous fera oublier les situations stressantes et vous permettra de pouvoir accepter plus de réservations grâce à une bonne organisation. 

En veillant à la propreté et au bon accueil de votre propriété à longueur d’année, vos invités de dernière minute partageront sans aucun doute le même sentiment de satisfaction que ceux qui font leur réservation à l’avance. N’hésitez pas à mettre en œuvre ces quelques conseils afin de ne plus jamais avoir à refuser une réservation de dernière minute.

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